Chính sách bảo mật và bảo vệ dữ liệu cá nhân

Dazi tôn trọng quyền riêng tư của khách hàng. Chính sách áp dụng cho khách đặt phòng, lưu trú, sử dụng dịch vụ và truy cập website của các cơ sở thuộc hệ thống Dazi, cùng các cơ sở được công bố trong tương lai. Việc thêm cơ sở không tự động cho phép chia sẻ toàn bộ dữ liệu với cơ sở đó. Ngày có hiệu lực: (đang cập nhật).

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách này (“Chính Sách”) giải thích cách đơn vị quản lý website và các cơ sở lưu trú thuộc hệ thống Dazi xử lý dữ liệu cá nhân liên quan đến việc cung cấp dịch vụ, theo pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Tùy từng giao dịch, đơn vị ký kết, xác nhận đặt phòng hoặc trực tiếp cung cấp dịch vụ là bên chịu trách nhiệm chính đối với hoạt động xử lý dữ liệu có liên quan.

Chính Sách áp dụng đối với khách hàng, người đặt phòng, người lưu trú, người tham gia sự kiện hoặc chương trình ưu đãi, người truy cập website và các cá nhân khác có dữ liệu cá nhân được xử lý trong quá trình cung cấp dịch vụ. Trường hợp khách hàng không cung cấp dữ liệu cần thiết, khách sạn có thể không xử lý được đặt phòng, hoàn tất thủ tục lưu trú hoặc cung cấp một số dịch vụ.

2. Định nghĩa

• Dữ liệu cá nhân: dữ liệu số hoặc thông tin dưới dạng khác xác định hoặc giúp xác định một cá nhân cụ thể, gồm dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm.
• Xử lý dữ liệu cá nhân: thu thập, phân tích, tổng hợp, mã hóa, giải mã, chỉnh sửa, xóa, hủy, khử nhận dạng, cung cấp, công khai, chuyển giao và hoạt động khác tác động đến dữ liệu cá nhân.
• Chủ thể dữ liệu: cá nhân được dữ liệu cá nhân phản ánh.
• Bên thứ ba: tổ chức, cá nhân không phải chủ thể dữ liệu hoặc khách sạn, có tham gia tiếp nhận, cung cấp hoặc xử lý dữ liệu theo quy định (đối tác đặt phòng, thanh toán, nhà cung cấp công nghệ, cơ quan nhà nước có thẩm quyền…).
• Bên kiểm soát / Bên xử lý / Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân: theo nghĩa của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

3. Loại dữ liệu có thể thu thập

• Định danh và liên hệ: họ tên, giới tính, ngày sinh, quốc tịch, số điện thoại, email, địa chỉ, thông tin giấy tờ tùy thân (CCCD, căn cước, hộ chiếu); bản chụp giấy tờ khi cần để hoàn tất thủ tục lưu trú hoặc tuân thủ pháp luật.
• Đặt phòng và lưu trú: mã đặt phòng, ngày đến/đi, cơ sở, loại phòng, số khách, người đi cùng, yêu cầu dịch vụ, lịch sử lưu trú, phản hồi, khiếu nại, liên hệ khẩn cấp.
• Thanh toán, hóa đơn: phương thức thanh toán, mã giao dịch, thông tin xuất hóa đơn, hoàn tiền, và dữ liệu do ngân hàng, ví điện tử, cổng thanh toán cung cấp trong phạm vi cần thiết. Khách sạn không lưu số thẻ đầy đủ, mã CVV/CVC hay mật khẩu thanh toán.
• Sở thích và yêu cầu dịch vụ: yêu cầu về phòng, giờ nhận/trả, ăn uống, dị ứng, hỗ trợ đặc biệt. Thông tin sức khỏe hoặc nhạy cảm chỉ thu thập khi khách chủ động cung cấp hoặc cần thiết cho yêu cầu cụ thể.
• Hình ảnh camera: tại khu vực công cộng, lối ra vào, hành lang, lễ tân, bãi xe… vì mục đích an ninh, an toàn.
• Dữ liệu trẻ em hoặc người đi cùng: thông tin cần thiết theo yêu cầu pháp luật về lưu trú; người đặt phòng/người đại diện bảo đảm có quyền cung cấp dữ liệu này.
• An ninh, sự cố, khiếu nại: thông tin về sự cố, mất mát, vi phạm nội quy, yêu cầu bồi thường và hồ sơ xử lý.

4. Nguồn thu thập

• Trực tiếp từ khách khi đặt phòng, làm thủ tục, sử dụng dịch vụ, điền biểu mẫu, liên hệ chăm sóc khách hàng.
• Từ website, tổng đài, email, mạng xã hội, Zalo OA hoặc kênh liên hệ chính thức khác.
• Từ đại lý, nền tảng đặt phòng trực tuyến, đối tác du lịch, doanh nghiệp đặt phòng cho khách, đối tác thanh toán.
• Từ camera an ninh tại cơ sở, hoặc từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi pháp luật cho phép/yêu cầu.

5. Mục đích xử lý

• Xử lý đặt phòng, xác nhận, nhận/trả phòng, thay đổi/hủy đặt phòng và cung cấp dịch vụ lưu trú, ẩm thực, đưa đón và dịch vụ liên quan.
• Xác minh danh tính khách lưu trú; khai báo lưu trú và các nghĩa vụ tuân thủ khác của cơ sở lưu trú.
• Xử lý thanh toán, đặt cọc, hoàn tiền, xuất hóa đơn, kế toán, đối soát và lưu trữ hồ sơ theo nghĩa vụ pháp lý.
• Liên hệ gửi xác nhận, thông tin lưu trú, thông báo thay đổi, hỗ trợ, xử lý khiếu nại, khảo sát mức độ hài lòng.
• Bảo đảm an ninh, an toàn, bảo vệ tài sản, xử lý sự cố, tranh chấp.
• Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc mục đích khác được khách đồng ý hoặc pháp luật cho phép.
• Gửi thông tin khuyến mại chỉ khi khách đồng ý riêng; khách có thể hủy đăng ký bất kỳ lúc nào qua chức năng “Hủy đăng ký” trong email hoặc liên hệ khách sạn. Việc từ chối không ảnh hưởng đến các thông báo cần thiết về đặt phòng.
• Cải thiện chất lượng dịch vụ, thống kê và phân tích nội bộ.

6. Cơ sở xử lý

Sự đồng ý của chủ thể dữ liệu; việc thực hiện yêu cầu đặt phòng hoặc hợp đồng với chủ thể dữ liệu; nghĩa vụ theo pháp luật về lưu trú, kế toán, thuế, an ninh, phòng chống gian lận; bảo vệ tính mạng, sức khỏe, quyền và lợi ích hợp pháp; và các trường hợp xử lý không cần sự đồng ý khác theo pháp luật.

7. Chia sẻ và cung cấp dữ liệu

Trong phạm vi cần thiết, dữ liệu có thể được chia sẻ cho: các cơ sở, đơn vị thuộc hệ thống Dazi trực tiếp tham gia phục vụ khách; đại lý, nền tảng đặt phòng, đối tác du lịch; ngân hàng, tổ chức phát hành thẻ, ví điện tử, cổng thanh toán; nhà cung cấp hệ thống quản lý khách sạn, booking engine, lưu trữ, điện toán đám mây, email; nhà cung cấp dịch vụ theo yêu cầu của khách; đơn vị tư vấn, kiểm toán, bảo hiểm, pháp lý; cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi pháp luật yêu cầu hoặc cho phép.

Bên nhận dữ liệu phải thực hiện nghĩa vụ bảo mật và không sử dụng dữ liệu cho mục đích không phù hợp. Trường hợp dữ liệu được chuyển, lưu trữ hoặc truy cập từ bên ngoài Việt Nam, khách sạn thực hiện các biện pháp bảo vệ và nghĩa vụ về chuyển dữ liệu xuyên biên giới theo quy định. Khách sạn không bán dữ liệu cá nhân.

8. Quyền của chủ thể dữ liệu

• Được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của mình.
• Đồng ý hoặc không đồng ý, rút lại sự đồng ý.
• Xem, yêu cầu cung cấp, chỉnh sửa, cập nhật dữ liệu.
• Yêu cầu xóa, hạn chế hoặc phản đối xử lý dữ liệu.
• Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại theo pháp luật.

Việc rút lại sự đồng ý không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của hoạt động xử lý trước đó. Trường hợp dữ liệu cần thiết cho đặt phòng, thủ tục lưu trú hoặc thanh toán, việc không cung cấp hoặc yêu cầu xóa có thể ảnh hưởng đến khả năng cung cấp dịch vụ; khách sạn sẽ thông báo ảnh hưởng này.

9. Thời gian lưu trữ

Thời gian lưu trữ căn cứ vào mục đích xử lý, thời gian cung cấp dịch vụ, thời hiệu giải quyết khiếu nại, tranh chấp và yêu cầu về kế toán, thuế, lưu trú, an ninh. Khi dữ liệu không còn cần thiết, khách sạn xóa, hủy hoặc ẩn danh, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu tiếp tục lưu trữ.

10. Bảo mật dữ liệu

Khách sạn áp dụng biện pháp quản lý, kỹ thuật và tổ chức phù hợp: phân quyền truy cập theo chức năng, mã hóa đường truyền (HTTPS), quy định nội bộ về truy cập, lưu trữ và truyền gửi dữ liệu khách hàng. Không có phương thức nào an toàn tuyệt đối; khi phát hiện sự cố, khách sạn xử lý, khắc phục và thông báo theo quy định.

11. Gửi yêu cầu về dữ liệu cá nhân

Khách hàng trực tiếp hoặc qua người đại diện hợp pháp gửi yêu cầu kèm: họ tên, thông tin liên hệ; mã đặt phòng, thời gian lưu trú hoặc giao dịch liên quan; nội dung quyền đề nghị thực hiện; tài liệu chứng minh quyền đại diện (nếu có). Khách sạn có thể yêu cầu thông tin cần thiết để xác minh danh tính và phản hồi trong thời hạn theo quy định pháp luật. Khách không cần tài khoản hội viên để gửi yêu cầu.

• Tên công ty: (đang cập nhật)
• Email tiếp nhận: (đang cập nhật)
• Địa chỉ: (đang cập nhật)

12. Sự đồng ý và tiếp thị

Truy cập website, im lặng hoặc tiếp tục dùng dịch vụ không được coi là đồng ý cho mọi mục đích. Đồng ý nhận quảng cáo được tách riêng khỏi đặt phòng; từ chối không ảnh hưởng quyền đặt phòng. Hình ảnh, video hoặc phản hồi nhận diện khách chỉ được dùng quảng cáo khi có sự đồng ý phù hợp.

13. Cookie và dữ liệu website

Website có thể ghi nhận IP, thiết bị, trình duyệt, thời gian truy cập, trang đã xem và nhật ký lỗi. Cookie cần thiết phục vụ phiên truy cập, bảo mật và chức năng đặt phòng. Cookie đo lường, ghi nhớ hoặc quảng cáo (nếu có) chỉ kích hoạt sau khi khách đồng ý; từ chối không phải điều kiện để đặt phòng.

14. Camera và thông tin lưu trú

Camera được thông báo tại khu vực có lắp đặt; không lắp trong phòng ngủ, phòng tắm, nhà vệ sinh hoặc khu vực riêng tư dành cho khách. Thời gian lưu dữ liệu camera được niêm yết tại từng cơ sở; trích đoạn liên quan sự cố có thể được lưu lâu hơn trên căn cứ hợp lệ. Khách sạn không cung cấp số phòng, lịch trình hoặc xác nhận lưu trú cho người ngoài khi chưa có căn cứ hợp lệ.

15. Dữ liệu trẻ em

Dữ liệu trẻ em được xử lý vì lợi ích tốt nhất của trẻ, trong phạm vi cần thiết, với sự đồng ý của người đại diện theo quy định; việc công bố đời sống riêng tư của trẻ từ đủ 7 tuổi cần cả sự đồng ý của trẻ. Khách sạn không dùng dữ liệu trẻ em cho quảng cáo.

16. Cập nhật Chính Sách

Phiên bản cập nhật được công bố trên website kèm ngày hiệu lực. Trường hợp phát sinh mục đích xử lý mới cần sự đồng ý, khách sạn thông báo và lấy lại sự đồng ý trước khi áp dụng. Vui lòng không gửi mật khẩu, OTP hoặc mã bảo mật thẻ qua email, tin nhắn hoặc biểu mẫu liên hệ.